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“152 8 práticas para organizar o setor financeiro de uma empresa”

Finanças pessoais misturadas às contas da empresa, ausência de indicadores e falta de capital: você já se encontrou nessa situação ou sabe de alguém que tem tudo misturado e não sabe o que é de quem? Esses são apenas alguns dos problemas enfrentados no momento de organizar as finanças da empresa, gerando uma verdadeira bagunça.

Porém, não há motivos para alarde! Basta que os gestores movam esforços no intuito de colocar as finanças em ordem antes que seja tarde demais. Afinal, o mercado não costuma oferecer muita margem para erros.

Hoje vou te apresentar 8 práticas para organizar o setor financeiro de uma empresa, que pode trazer muito mais saúde para o seu negócio.

Esse é o podcast do Investidor Inteligente que todas as semanas traz para você informações valiosas sobre sua vida financeira, respostas sobre como usar melhor o seu dinheiro de maneira mais harmônica, procurando te ajudar na importante tarefa de se tornar mais sensível à sua vida financeira para cuidar bem do seu dinheiro.

Eu sou Phillip Souza, palestrante, consultor e educador financeiro especialista em finanças pessoais e desenvolvimento humano, o expert em Finanças e Investimentos do Dicas Curtas, e tenho o nobre e ousado objetivo de te ajudar na desconstrução, reconstrução e transformação da sua mente para que você possa aprender a evoluir e se comportar de forma mais sábia e próspera em relação às suas finanças, transformando-se em um investidor ainda mais inteligente.

Esse e os outros podcasts do Dicas Curtas são gratuitos. Portanto, você pode seguir e assinar agora o Investidor Inteligente nas diferentes plataformas de podcast em seu smartphone para não perder nenhuma dica, ficar por dentro com todas as informações e acompanhar todas as semanas os novos episódios para poder usufruir e aprender com o seu presente e construir e cuidar do seu futuro!

Ao organizar o setor financeiro de uma empresa, é possível levantar custos, desperdícios, o nível exato de endividamento e os investimentos que não estão se mostrando um bom negócio.

Isso é extremamente importante porque o dinheiro é como o sangue que circula em cada área da empresa assim como na maioria das áreas da vida financeira pessoal moderna.

Ter clareza do que fazer e como fazer pode trazer benefícios para o negócio, deixando-o mais saudável no geral.

Quais são as práticas que devemos exercitar?

1. Exercite a disciplina

Um dos atributos que todo empreendedor ou gestor deve desenvolver é cultivar a disciplina. Não há como ter sucesso ao organizar algo sem que se dedique o devido empenho – é como tentar perder peso ou deixar algum vício: eles não desaparecem somente por querermos… é necessário se empenhar, dedicar esforço, tempo e energia (e em muitos casos, ajuda especializada, de fora) para que se atenuem e deixem de existir. Se não há foco e um acompanhamento diário, as chances dos objetivos serem atingidos são bem remotas.

Empresas de grande porte devem acompanhar bem de perto alguns indicadores de desempenho, tais como faturamento, custos fixos, custo total, lucro nominal, margem de lucro e nível de endividamento, por exemplo.

Já as empresas de pequeno e médio porte devem exercer um acompanhamento com regularidade semanal ou até diária. Essa recomendação se deve ao fato das PMEs serem financeiramente mais frágeis do que as grandes corporações.

Esse acompanhamento de perto permite visualizar flutuações mais rapidamente, contornando as situações logo que elas se iniciam. E acredite: prevenção e até antecipação de problemas podem ser cruciais para qualquer negócio.

2. Separe as contas pessoais das contas empresariais

Essa daqui você já esperava, mas não tem como deixar de citar. Esse é um erro básico – e ainda assim é muito comum nas pequenas empresas: confundir ou misturar as finanças pessoais com as do negócio podem trazer imensos problemas, tanto para o negócio quanto para sua vida pessoal.

Por mais que a tentação seja forte, é preciso organizar e separar de forma rigorosa os recursos que são produzidos e destinados à empresa do dinheiro que é reservado para a vida pessoal. Não há como fugir dessa separação.

Empresas familiares também apresentam muito essa dificuldade – afinal, família e negócio podem se confundir bastante nesse contexto. Por isso, é preciso determinar junto aos sócios os períodos e as condições que devem ser respeitados e observados para a realização das retiradas, impedindo a transferência de capital da empresa para o patrimônio pessoal.

3. Conheça bem os prazos das contas

Ter ciência de quais são as restrições de prazo, as datas de recebimento e vencimento das contas é essencial. Isso evita atrasos nas quitações e o pagamento de juros de mora.

Essa questão não deve ser ignorada, pois conhecer bem os prazos é o primeiro passo para controlar o fluxo de caixa, estabelecendo prioridades para tudo aquilo que corresponde ao longo, médio e curto prazo. Tratando-se de dívidas, por exemplo, é essencial conhecer aquelas que são de curto prazo.

4. Defina um orçamento anual

Alguns investimentos podem se mostrar ótimas oportunidades. Porém, isso deve ser muito bem controlado e calculado para que não gere uma instabilidade no negócio.

Você pode contratar um novo serviço, investir em uma expansão de um setor, contratar mais pessoas ou ferramentas. Porém, o ideal é que se defina um orçamento anual para isso. Com essa atitude você se certifica de manter um valor limite para o investimento; eu sei que dá vontade de sair investindo em tudo o que aparece para que nosso negócio se torne um empreendimento grandioso, mas temos que ser inteligentes ao usar os recursos que conseguimos produzir. Devido ao orçamento, essa quantia já será conhecida e pode ser aplicada sem prejudicar a saúde financeira do negócio.

Então, o ideal é que você faça uma reunião com os envolvidos para definir o foco do investimento, os valores, objetivos e também alguns marcos importantes para entender se aquilo está ou não conforme o esperado.

Até agora a gente já entendeu o básico do básico sobre a boa gestão financeira empresarial. Mas você sabia que muitas vezes as empresas se desorganizam financeiramente por conta da desorganização financeira de seus colaboradores?

Às vezes nem é culpa dos gestores, mas se os colaboradores não estão com a vida financeira em ordem, ou pelo menos caminhando para isso, a empresa pode ter efeitos colaterais como demissão (e aí acaba gerando custo, como reposição de mão-de-obra, além do tempo de treinamento do novo funcionário, às vezes até mais oneroso do que o colaborador anterior), absenteísmo (aí gera outro custo, porque diminui a produtividade), pedidos recorrentes de vales ou antecipações e, em casos mais graves, até problemas como roubo e furtos – tudo porque os colaboradores não estão com a vida financeira em ordem.

Como que podemos minimizar e até resolver isso? Educação Financeira, na prática.

Eu posso te ajudar se você tiver essa necessidade. E agora você deve estar se perguntando “como que te encontro, Phillip?”. É muito simples: você pode me encontrar através das redes sociais (como o Instagram ou o Facebook) através do @PhillipSouzaBR; se preferir, também pode acessar meu site www.PhillipSouza.com.br e me enviar um e-mail com sua demanda ou mesmo uma mensagem no WhatsApp.

Vai ser um prazer te escutar, entender quais são seus desafios, pensar em como posso te ajudar e desenhar uma proposta personalizada para atender sua demanda específica, seja um trabalho de orientação ou consultoria para sua vida financeira pessoal ou em seu negócio ou empresa, no formato de palestras e treinamentos, tanto na área de finanças pessoais quanto em desenvolvimento humano.

Além de exercitar a disciplina, se empenhando no processo de organização, gestão e controle, de separar as contas pessoais das contas empresariais, de conhecer bem os prazos das contas e de definir um orçamento anual para o negócio, afim de evitar o emprego inadequado dos recursos, é necessário incorporar pelo menos mais algumas práticas para que o negócio seja saudável financeiramente.

5. Faça uma gestão adequada dos fornecedores

Um dos pontos que mais causa preocupação ao departamento financeiro de uma empresa é a gestão dos fornecedores, principalmente quando se trata de vários deles. Talvez você preste serviços sem ter necessidade de uso de algum equipamento ou precisar de algum produto, então a gravidade dessa situação é diminuída.

Mas pensa só nessa situação: imagine que você gerencia uma montadora de produtos eletroeletrônicos. Um mesmo produto tem vários componentes e pode acontecer de cada um deles ser de um fornecedor distinto. Isso pode virar um caos se não for bem administrado. Não só o setor financeiro pode ser severamente impactado por problemas no fornecimento, mas toda a empresa, seja por atrasos e até por má qualidade.

Por isso, é muito importante fazer uma análise bem completa das instituições parceiras, mantendo um bom relacionamento e gestão – além, é claro, de ter mais de um fornecedor para o mesmo tipo de serviço ou produto, se couber.

6. Negocie boas condições de pagamento

Mais do que simplesmente ter uma boa gestão das organizações que fazem negócios com você, ou seja, uma boa gestão dos fornecedores do seu negócio, é importantíssimo conquistar boas condições de pagamento. Ajustar prazos, negociar valores e parcelamentos pode evitar que sua empresa tenha que descapitalizar um valor significativo de uma só vez ou que pague juros excessivos.

Você deve avaliar quais são as melhores opções para o seu setor financeiro analisando todas as transações envolvidas e procurar fornecedores de qualidade que possam atender as necessidades do negócio.

Às vezes você até pode ter exclusividade com um fornecedor e estreitar relacionamento com ele (conseguindo condições diferenciadas, seja de preço, seja de prazo, seja de produto), mas jamais feche as portas com os outros: em momentos em que o seu principal fornecedor não puder te atender ou falhar (porque vai acontecer, acredite) os fornecedores alternativos podem salvar alguma venda ou negociação que você esteja realizando.

7. Controle bem o estoque e as movimentações financeiras

Se você quer organizar as finanças da empresa, precisa criar o hábito de controlar rigidamente o estoque. Isso vale para qualquer tipo de negócio, sendo ele de pequeno, médio ou de grande porte.

Acumular produtos demais na sua empresa faz com que você aplique uma verba alta em curto espaço de tempo. Além disso, se não há uma saída sincronizada com a compra, o próprio espaço físico necessário para condicionar os itens pode apresentar custos altos. Do lado oposto, se você não calcula bem a saída dos componentes e não cria o abastecimento necessário, pode perder vendas por falta deles.

Ou seja, é imprescindível que você mantenha um bom controle de estoque, estudando a saída de cada item, o tempo que leva desde a geração do pedido de compra até a entrega e o custo total envolvido.

8. Use uma solução tecnológica

Ainda que muitas empresas se valham das planilhas e se sintam até satisfeitas com a automação exercida por elas, nada se compara a um software de gestão financeira. Afinal, essa é uma solução adequada e decisiva para organizar o setor financeiro de um empreendimento.

Eu separei para você alguns softwares que já usei e que são muito bons. Teve uma época em minha vida em que ajudei um amigo a abrir uma loja de tintas; aprendi sobre os detalhes de funcionamento e aplicação de diferentes produtos, e além disso tive que colocar todas as minhas habilidades de administração de empresas em prática: tive que organizar estoque, financeiro, administrativo, tecnologia, compras, layout e disposição dos produtos na loja, organizar o processo de vendas e definir os custos e margens de lucro, cuidar de logística, marketing, lidar com fornecedores, nota fiscal… enfim, no tempo que estive lá tive que colocar a loja toda em ordem e ensinar as pessoas que levariam o negócio adiante a operar os sistemas e lidar com tudo isso da melhor maneira possível.

Esses softwares podem te ajudar imensamente a organizar os diferentes setores de uma empresa e, alguns deles, te ajudar a colocar o setor financeiro e outros setores envolvidos em ordem. O primeiro que vou citar é gratuito, os outros dois têm um período de testes por 30 dias, mas para usá-los no longo prazo precisa de pagamento. Daí você avalia, testa e adere se achar que é interessante para seu negócio.

MarketUP

O MarketUP é um sistema de gestão gratuito para micro e pequenas empresas. Dá para configurar no sistema a geração de notas fiscais eletrônicas, controlar e gerenciar estoque, fornecedores, pedidos, cadastrar clientes, estruturar orçamentos, criar loja virtual, controlar venda através de PDV, uma infinidade de recursos. Tudo é feito online (inclusive tem app para smartphone) e é de graça.

Sabe para que tipo de negócio? Para bancas, quiosques, papelarias, casa, construção e jardinagem, perfumarias, farmácias, informática, eletrônicos, oficinas mecânicas e técnicas, mercados, empórios, padarias, prestadores de serviço, MEI’s, clínicas veterinárias, pet shops, bares, restaurantes, lanchonetes, lojas de roupa, calçados, acessórios, salão de beleza, clínicas, spa, comércio varejista ou especializado.

Um software que é adequado para uma infinidade de setores. Vale a pena conferir e, se gostar, gastar um tempo configurando e usando a plataforma.

QuickBooks ZeroPaper

O QuickBooks ZeroPaper, apesar do nome em inglês, é um software em português e já tem uma abordagem mais voltada para a gestão financeira do negócio. Você pode testá-lo gratuitamente por 30 dias ou assinar um de seus planos, seja para MEI’s, micro, pequenas ou médias empresas.

Nele é possível: importar suas transações bancárias, controlar contas a receber, gerar relatórios financeiros customizados, acessar tudo pelo computador ou pelo celular conectado à internet, guardar recibos e comprovantes, emitir nota fiscal eletrônica de serviço, emitir até 100 boletos sem custo adicional, enviar orçamentos e faturas personalizadas, gerenciar planos de contas contábeis, escolher entre regime de caixa ou de competência, acompanhar orçamento previsto x realizado, controlar seu estoque, controlar horas trabalhadas.

É bem robusto e vai te trazer uma noção bem ampla para poder pensar estrategicamente e tomar decisões sobre o seu negócio.

ContaAzul

O ContaAzul é uma plataforma de gestão de negócios, inteiramente em nuvem, para micro e pequenas empresas, com uma extensão para escritórios contábeis. A plataforma ContaAzul e a ContaAzulMais possibilita integrações dos clientes com governo, bancos, etc. Nessa plataforma você também pode realizar um teste gratuito por 30 dias ou assinar um de seus planos, de acordo com o tamanho de suas necessidades.

Nessa plataforma é possível: emitir nota fiscal de produto e de serviço, gerar boletos, receber boletos, realizar o controle financeiro e de vendas, conciliação bancária, integração com contador e frente de caixa online, controlar o fluxo de caixa, gerar diferentes tipos de relatórios como análise de pagamentos, desenvolver propostas comerciais, fazer gestão de vendas, de orçamentos, de contratos, de vendedores – e muito mais!

É outra plataforma bem robusta que vai te trazer uma noção bem profunda para melhorar significativamente as finanças e gestão do seu negócio e melhorar a tomada de decisão bem como aumentar a velocidade dos processos.

Essas 8 práticas não são necessariamente sequenciais: devem ser adotadas em conjunto, tudo ao mesmo tempo. É claro que dependendo da desorganização das finanças da sua empresa você vai ter que tratar de implementar uma prática de cada vez, mas o ideal é que você, seus sócios e colaboradores estejam afiados em cada um desses pontos que foram tratados: exercitando a disciplina, se esforçando no processo de organização, gestão e controle; separando as contas pessoais das contas empresariais; conhecendo bem os prazos das contas; definindo um orçamento anual para o negócio; fazendo uma gestão adequada dos fornecedores; negociando boas condições de pagamento; controlando bem o estoque e as movimentações financeiras; e usando uma solução tecnológica que seja adequada às suas necessidades.

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Aproveite para escutar ou reescutar outros episódios que sejam importantes para você nesse momento. Lembre-se de cuidar bem de você, de sua família e de suas finanças! Que Deus te abençoe!

Aqui é Phillip Souza, o Investidor Inteligente!

Investidor Inteligente do Dicas Curtas

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