Ouça agora este podcast! “003 Como contratar uma Secretária Virtual?”

Este episódio foi gravado em novembro de 2020 e a crise econômica dos últimos tempos, por conta da pandemia do Covid-19, gerou muitas transformações nas estruturas que estávamos acostumados a ver em diversos setores.  

O distanciamento social trouxe novos desafios para encontrar alternativas de como continuar realizando atividades que estávamos tão acostumados a fazer de forma presencial.

Neste momento, apesar de difícil, o isolamento ainda é a melhor maneira de conter a disseminação do vírus. Isso inclui evitar transporte público, sair nas ruas e ficar em ambientes fechados com várias pessoas, como nos tradicionais escritórios e muitos outros locais. 

Na medida do possível, todas as atividades têm sido feitas a distância para preservar a segurança das pessoas. 

Várias empresas estão se reinventando para cumprir as medidas sanitárias de isolamento. Nesse cenário a opção de contratar um assistente virtual é cada vez mais atrativa, por inúmeros benefícios associados a esse tipo de profissional, como serviço personalizado, habilidades específicas e valor competitivo.

As vantagens desse profissional já são bem conhecidas, mas se você ainda tem alguma dúvida sobre como contratar um assistente virtual, então me acompanhe.

Eu sou Ana Toppel, a Secretária Virtual do Dicas Curtas e semanalmente trago aqui neste podcast, diversas informações relevantes e atuais sobre o mundo do secretariado remoto, seus benefícios, serviços e suas diversas adaptações à nova economia. Então para que você não perca nenhuma dica e fique por dentro com todas as informações basta assinar agora gratuitamente esse podcast e acompanhar todas as semanas a Secretária Virtual do Dicas Curtas.

No primeiro episódio deste podcast nós conversamos sobre as informações mais básicas a respeito de um assistente virtual. Falamos o que ele pode fazer pela sua empresa, qual a função do seu trabalho e que tipo de tarefas um assistente virtual pode cumprir. 

No segundo episódio, também conversamos detalhes de como funciona o trabalho de um assistente virtual. Então se você perdeu alguma dessas informações, ou quer relembrar antes de prosseguirmos, é só voltar lá nos primeiros episódios em que eu te conto tudo sobre as bases dessa nova profissão.    

 Agora que já temos essas informações em mente, vamos continuar.

 
No episódio de hoje, o tema é “como contratar uma secretária virtual”. Vamos conversar sobre o que é necessário para contratar esse serviço, onde buscar e algumas dicas para obter o máximo de sucesso na escolha do assistente.

Eu vou voltar em outro episódio, com dicas sobre custos e valores, mas por enquanto vamos nos ater à contratação.

Como contratar um assistente virtual


Primeiro eu vou te contar sobre alguns itens que você deve definir previamente, antes mesmo de buscar um assistente virtual. Garantindo esses itens, você consegue tirar melhor proveito deste serviço.

1.Defina o serviço a ser executado

Primeiro identifique a sua sobrecarga. Lembra do que conversamos no segundo episódio? Vou retomar resumidamente: para contratar o serviço de um assistente virtual você deve, antes de mais nada, identificar quais atividades serão delegados a ela(e), e para isso você precisa conhecer o fluxo de trabalho do seu negócio e saber quais são os itens que estão tomando muito do seu tempo e podem ser facilmente repassados.    


2.Saiba o perfil que você está procurando

Depois de estabelecer quais atividades você precisa que o assistente virtual execute, você deve selecionar quais habilidades são mandatórias para cumpri-las e se existe a necessidade de alguma habilidade especial. Nesse momento você vai escolher qual o perfil de assistente virtual que você precisa. 

Como é uma profissão nova, muitas pessoas, com diferentes backgrounds, estão disponíveis. Cabe a você definir o que é mais importante para atender seu negócio. 

Por exemplo, vamos supor que você precise de alguém para gerenciar a presença digital do seu negócio, isso inclui postar de forma recorrente, escrever posts divulgando os produtos ou serviços e estar online para responder dúvidas de clientes. Nesse caso o perfil de um assistente virtual precisa conter habilidades de comunicação e marketing para atender às suas demandas e oferecer a melhor experiência personalizada possível.  

 

3.O que é necessário para contratar um assistente virtual?

Apenas uma demanda já é suficiente. O contrato com o assistente virtual não tem exigências burocráticas. Neste episódio estamos usando a palavra “contratação”, mas a rigor não existe um contrato formal de trabalho com o assistente virtual. 

Para contratar um assistente virtual você precisa basicamente da necessidade dos seus serviços e das tarefas bem definidas. 

Ao contrário de um funcionário contratado em regime de CLT, que é o contrato formal, o assistente virtual é um profissional autônomo que vai prestar serviços para você e para a sua empresa, isso significa que não é necessário estabelecer um vínculo empregatício com ele. 

É possível combinar diretamente com o profissional quais serão os regimes de serviços, prazos de entrega e valores praticados.

Como já falamos neste podcast, essa é uma das principais vantagens econômicas para a receita da sua empresa. Em relação a um funcionário comum, os gastos com o profissional virtual são significativamente inferiores.

Onde buscar um assistente virtual? 

Convencido das vantagens de contratar um assistente virtual para aumentar a produtividade e reduzir custos? Então agora vamos falar de onde, na prática, você deve procurar por esse profissional.

Existem duas formas principais para encontrar assistentes virtuais: por meio de plataformas para freelancers e por meio de empresas terceirizadas. Em cada modalidade existem vantagens e desvantagens associadas. Mas é você quem deve decidir o que é mais vantajoso para o cenário da sua empresa. 

    

Plataformas para freelancers

A forma mais comum de entrar em contato com assistentes virtuais é através de anúncios em sites especializados para profissionais freelancers. 

Esse tipo de site é muito comum no Brasil, a maioria deles são gratuitos para quem quer contratar e o objetivo é colocar clientes e profissionais dos mais diversos tipos em contato. Com apenas um cadastro rápido é possível publicar um anúncio com detalhes do perfil que você deseja contratar e selecionar a proposta que mais se encaixa no que você precisa. Em geral, a publicação dos anúncios é gratuita, mas uma taxa é cobrada pelo site caso o trabalho seja contratado.

Vantagens:

  • É possível ter contato direto com o assistente virtual e negociar as condições antes de fechar um serviço;
  • Grande variedade de profissionais disponíveis;
  • Preços competitivos; 


Desvantagens: 

  • Não há garantias de que o serviço será entregue;

 

Empresas terceirizadas 

Outra opção para entrar em contato com assistentes virtuais é através de empresas especializadas que oferecem a mediação desse serviço, ou seja, essas empresas terceirizam o serviço. 

O que acontece nessa modalidade é que os assistentes virtuais recrutados pela empresa são previamente selecionados para compor o time e serão direcionados conforme o perfil que você procura. 

Vantagens:

  • Garantia da entrega do serviço;
  • Assistentes previamente selecionados;

 

Desvantagens:

  • É mais caro, pois tem outros custos associados;
  • Não é possível escolher o assistente virtual e estabelecer contato prévio; 

 

Em cada uma dessas modalidades existem vantagens e desvantagens que se refletem diretamente no custo desses serviços. Cabe a você balancear o que é mais importante para o seu negócio no momento.

Os tópicos relacionados aos custos e valores serão o assunto principal do nosso próximo episódio.

Continue acompanhando!

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O link vai estar disponível na descrição do episódio!

 

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 Ficamos por aqui e até a próxima semana com mais uma dica para ser produtivo

 Aqui é Ana Toppel, a Secretária Virtual!

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