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“002 Como funciona a secretária virtual”

Estamos em outubro de 2020 e passando pela maior crise econômica dos últimos tempos. A pandemia do Covid-19, trouxe consigo uma série de desafios na realização de atividades de forma remota, para que possamos seguir as normas sanitárias deste momento e fazer o isolamento social, que incluir não ir trabalhar nos escritórios, fábricas, comércios e demais.
Mas,  para nós, secretárias virtuais, não houve mudança, uma vez que já estávamos habituadas a realizar atividades de qualquer parte do mundo, bastando um computador e acesso à internet.  Com essa necessidade do trabalho remoto, muitas empresas, profissionais autônomos e pessoas físicas também têm buscado por apoio em suas demandas que podem ser delegáveis e quando realizam uma busca por esta solução encontram a secretaria virtual. Mas acabam ficando com dúvidas sobre como funciona este serviço e se ele pode atender às suas necessidades.


Esta é sua dúvida? Então me acompanhe.

Eu sou Ana Toppel, a Secretária Virtual do Dicas Curtas e semanalmente trago aqui, neste podcast, diversas informações relevantes e atuais sobre o mundo do secretariado remoto, seus benefícios, serviços e suas diversas adaptações à nova economia.

Então para que você não perca nenhuma dica e fique por dentro com todas as informações basta assinar agora gratuitamente esse podcast e acompanhar todas as semanas a Secretária Virtual do Dicas Curtas.

Se você está acompanhado este podcast desde o primeiro episódio, você já sabe que o assistente virtual é um representante da sua empresa que realiza atividades delegadas por você. Atividades que, geralmente, demandam tempo e podem ser feitas à distância.  E o mais importante ainda, ele não é um funcionário da sua empresa, mas sim um empreendedor que trabalha prestando serviços administrativos em geral, para você e para a sua empresa.

Em 1906, o economista italiano Vilfredo Pareto criou uma equação matemática apoiando sua teoria de que em todas as circunstâncias, 80% dos efeitos foram resultados de 20% das causas.

Este estudo deu origem ao Diagrama de Pareto, também conhecido como o “princípio 80/20”, que é uma ferramenta de gestão do tempo e de tomada de decisões que vem sendo amplamente aplicada em todos os setores da economia.

Na prática o “princípio 80/20” significa que nos negócios, 20% do que uma empresa faz, gera 80% de sua receita. A secretária remota permite que você dedique os seus esforços aos 20% das atividades que fazem a diferença no seu negócio. Para que ela possa contribuir com seu negócio e realmente trazer resultados, você deve ter muito claro quais são as atividades que ela irá desempenhar que irão lhe deixar livre para atuar nos 20% do seu negocio que fazem a diferença na receita. 

Se você já tem isso claro, perfeito, vamos em frente.
Agora se você ainda não sabe, tire um tempinho para refletir sobre isso.
Eu vou voltar em outro episódio, com dicas sobre como identificar estas atividades.

Passo a passo de como funciona

Agora eu vou te mostrar de forma simples e clara o passo a passo sobre como funciona o secretariado virtual para que você possa tirar o melhor proveito deste serviço.


1 – Identificando sua sobrecarga

Primeiro você deve organizar as atividades dentro daquele “princípio 80/20” e escolher os 20% essenciais que serão geridos pessoalmente por você, e quais atividades fazem parte dos 80% que podem ser delegadas. 

Neste ponto você já identificou qual ou quais são as principais atividades diárias, semanais ou mensais que tomam conta do seu tempo e que podem facilmente ser delegadas a outra pessoa. É importante que você faça uma lista destas atividades, quando visualizamos o que temos a delegar fica mais fácil entender o fluxo das atividades para compreender se elas realmente tomam tempo ou você que esta realizando de forma a roubarem seu tempo. 


2 – Identificando as habilidades necessárias

Com essa lista de atividades bem definidas em mãos, e tendo compreendido o fluxo de trabalho, agora você vai delegar o que precisa ser realizado. 

Neste momento é importante identificar quais são as habilidades necessárias para realizar as tarefas, para poder encontrar um assistente com a competência para cumpri-las. Essas habilidades podem variar bastante dependendo do setor em que a sua empresa atua. Portanto é importante ter clareza nesse aspecto para encontrar um assistente virtual com as habilidades adequadas.

Por exemplo, se o que você precisa é de atendimento ou suporte ao cliente, é importante priorizar um assistente virtual com bom relacionamento interpessoal e boa comunicação. Se as tarefas que você precisa envolvem a presença digital, é importante que o assistente tenha conhecimento sobre tecnologia. Em geral, os assistentes possuem múltiplas habilidades e podem atuar em diversas tarefas. 


3 – Criando o seu passo a passo

O assistente virtual trabalha por demandas e é um profissional com habilidades específicas. Então para tirar o maior proveito disso, você precisa ser o mais específico possível em relação ao que você precisa que ele cumpra.
Criar um passo a passo do trabalho que deve ser feito, pode tomar certo tempo, mas é um investimento que trará retorno no futuro próximo. Por dois motivos, primeiro porque isso evitará que você perca tempo após a entrega, corrigindo ou adequando um serviço que deveria ser do assistente virtual. E segundo, porque a padronização, garante que o serviço seja entregue sempre com a mesma qualidade.

Então seja muito específico sobre:

  • Qual o trabalho a ser feito;
  • O que você precisa; 
  • Quais detalhes daquele serviço são essenciais; 
  • O prazo de entrega;

 

Aqui a ideia é ganhar tempo, fornecendo ao assistente o que ele precisa para entregar um serviço assertivo que você não tenha que se preocupar em corrigir.

No caso, conferir a entrega de um material é totalmente diferente de corrigir um trabalho.

Um erro comum nesta etapa é passar ao assistente apenas os direcionamentos gerais para economizar tempo e acabar com um serviço pouco específico que precisará ser readaptado por você. Seja específico, não cometa esse erro.  


4 – Recebendo as atividades

Após delegar os serviços, você vai combinar com seu assistente quais são os prazos de entrega ou, se for o caso, a frequência de trabalho.  No momento de receber uma atividade, conferir o trabalho e dar o feedback ao assistente são itens importantes. 

Principalmente se o serviço envolver a entrega de material e for recorrente, você deve reservar algum tempo para conferir se o trabalho está de acordo com o que é necessário para dar continuidade ao fluxo.  Também é importante, combinar a entrega com certa antecedência. Programe os trabalhos para antes do prazo que você realmente precisa, assim você terá tempo para fazer possíveis ajustes sem atrasar a etapa seguinte do seu fluxo de trabalho. 

Essa folga de tempo também possibilita que você consiga contornar algum imprevisto, sem maiores prejuízos. Então procure se antecipar.

Outro ponto importante no momento de receber as atividades é dar o feedback ao assistente para que os trabalhos futuros sejam cada vez mais assertivos, e assim, você consiga otimizar o seu tempo com as coisas que realmente importam.

5 – Realizando o pagamento

O assistente virtual é um profissional freelancer, ou seja, isso significa que ele é pago especificamente pelas atividades executadas naquele serviço para o qual foi contratado. Isso representa uma economia de custos para sua empresa e é um dos principais diferenciais para se contratar um assistente virtual. No quarto episódio deste podcast, vamos abordar especificamente as questões envolvendo os custos. 

Ao contrário de um funcionário comum, com o qual você precisaria arcar com as despesas exigidas na CLT, o assistente virtual receberá por trabalho quando houver demanda. 

Nesse caso, você fará o pagamento conforme o valor acordado com o assistente pelo serviço e diretamente a ele. Nem todos os assistentes fornecem nota fiscal ou possuem CNPJ, então é necessário verificar, se caso isso for um fator importante para a organização das contas do seu negócio.  

Os valores vão depender muito do perfil da sua empresa, dos tipos de trabalho contratados e do assistente virtual contratado.  É possível pagar pelo serviço único, por um pacote de serviços ou por horas trabalhadas. A frequência de pagamentos pode ser pontual, semanal ou mensal. Tudo depende do que foi acordado com o assistente no momento de fechar o serviço.

Quais são as atividades que o assistente virtual pode assumir


Agora que você já sabe qual o passo a passo sobre como funciona o secretariado virtual, eu vou te dar algumas ideias para ilustrar que tipos de serviços você pode delegar ao assistente.

As tarefas que um assistente virtual pode cumprir são inúmeras e muito versáteis, o único requisito é sejam tarefas que possam ser feitas a distância, já que essa é a proposta. 

Além de várias vantagens que nós citamos aqui ao longo do episódio, a secretária virtual também se destaca por oferecer um serviço personalizado, ou seja, é um profissional pronto para atender exatamente as demandas que você delegou.   

Independente do nicho em que a sua empresa atua, existem tarefas comuns como:

  • Tarefas administrativas;
  • Tarefas financeiras;
  • Atendimento ou suporte ao cliente;
  • Criação de conteúdo;
  • Gerenciamento das páginas digitais;
  • Prospecção de novos clientes e fornecedores;
  • Pesquisa de mercado; 
  • Cotação de orçamentos; 
  • Organização da agenda pessoal;
  • E outros…

 

Por meio desses exemplos é possível ter uma ideia dos diferentes tipos de serviços que você pode delegar à um assistente virtual, aumentando a produtividade do seu negócio e economizando um tempo precioso para se dedicar a tarefas que exigem tomadas de decisões e não podem ser repassadas.

Então agora que você já sabe como funcionam as atividades de uma secretária virtual e quais os tipos de tarefas que podem ser delegadas. Otimize seu tempo e tenha melhores rendimentos!

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Ficamos por aqui e até a próxima semana com mais uma dica para ser produtivo

 Aqui é Ana Toppel, a Secretária Virtual!

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