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“153 Saiba verificar se sua empresa precisa de um sistema de gestão financeira com urgência!”

Trabalhos manuais e que demandam um grande tempo de execução e recursos disponíveis já não atendem às novas necessidades e exigências das atuais empresas. A busca por processos cada vez mais enxutos e que facilitem a rotina operacional têm levado empreendedores a adotarem sistemas de gestão financeira.

Esses sistemas são uma das grandes facilidades trazidas pela tecnologia. Eles ajudam empresas que desejam fazer o fluxo de caixa de maneira mais correta, ter um bom controle e planejamento financeiro.

Talvez você precise de uma ferramenta desse tipo para poder automatizar seus processos, coletar informações financeiras diversas e, principalmente, tomar decisões de forma mais rápida e certeira. Mas você sabe identificar se sua empresa precisa de um sistema de gestão financeira com urgência?

O Investidor Inteligente é o podcast sobre Finanças e Investimentos apresentado todas as semanas com um propósito muito especial: te ajudar a desenvolver uma visão mais elaborada em relação às suas finanças e te oferecer informações relevantes de qualidade sobre dinheiro, além de orientações e estratégias valorosas que podem te dar o clique necessário para você usar bem seus recursos financeiros seja para solucionar seus desafios, seja alcançar seus mais ambiciosos objetivos.

Eu sou Phillip Souza, palestrante, consultor e educador financeiro especialista em finanças pessoais e desenvolvimento humano, o expert em Finanças e Investimentos do Dicas Curtas. Meu propósito é que você consiga se desenvolver financeiramente seja desconstruindo, reconstruindo ou transformando a sua mentalidade para que você possa aprender a evoluir e se comportar de forma mais sábia e próspera em relação às suas finanças, transformando-se em um investidor ainda mais inteligente.

Esse e os outros podcasts do Dicas Curtas são gratuitos. Portanto, você pode seguir e assinar agora mesmo o Investidor Inteligente nas diferentes plataformas de podcast em seu smartphone para não perder nenhuma dica, ficar por dentro com todas as informações e acompanhar todas as semanas os novos episódios para poder alcançar um bom balanço na sua vida financeira tanto no presente quanto no futuro!

Por muito tempo, o investimento em um software de gestão financeira fugia das possibilidades orçamentárias de micro e pequenas empresas, limitando o crescimento e impossibilitando processos mais eficientes. Com o passar do tempo, isso deixou de ser uma realidade.

Hoje existem várias opções de fornecedores focados em oferecer soluções para cada tipo de necessidade; e são plataformas que são acessíveis e escaláveis. Hoje fica bem fácil acompanhar todos os dados gerados em todos os setores da empresa.

Mas você sabe identificar os sinais de que sua empresa precisa de um sistema de gestão financeira?

Quais são esses sinais? Eu vou te apontar 6 características para que você possa avaliar a necessidade de uma ferramenta desse tipo em seu negócio e, a partir daí, começar a entender e ponderar o uso desse tipo de ferramenta. Vamos lá!

1. Processos demorados e complexos

Você já pensou no tempo desnecessário que seus colaboradores gastam ao executarem tarefas manuais ou utilizarem ferramentas arcaicas? Ou mesmo ao gerenciar uma série de documentos e arquivos em papel? E as possibilidades de erros e falhas durante as atividades? Isso tudo é custo, alguns custo de tempo e produtividade; outros custo em dinheiro.

Não investir em um sistema de gestão financeira leva a empresa a realizar processos mais demorados e complexos, o que reflete diretamente em uma baixa produtividade.

Ao implementar um sistema para automatizar o setor de finanças, a empresa cria uma gestão empresarial mais eficiente, que leva a prever cenários negativos, otimizar o tempo e os recursos disponíveis e potencializar as chances de sucesso, eliminando de vez ferramentas antiquadas.

2. Dificuldade de acessar dados completos

Se você tivesse que responder sobre a saúde financeira do seu negócio, saberia dizer com precisão o quanto de recursos financeiros tem disponível no caixa? Ou mesmo qual o índice de inadimplência? Ou o quanto de capital está em posse de terceiros? Se a resposta for negativa, provavelmente você terá grandes problemas na gestão financeira do seu negócio.

Quando os dados de uma empresa são gerados e mantidos em diferentes sistemas ou planilhas, os gestores levam muito tempo para obter uma informação de um determinado processo, como custos, índices de produtividade, capital de giro, entre outros, sendo praticamente impossível detectar erros e falhas durante o processo produtivo – que acontece, mas podem ser evitados ou minimizados se tivermos informação organizada, concentrada e disponível.

Com a adoção de um sistema de gestão financeira, o empreendedor passa a ter disponível, em tempo real, todas as informações geradas por todos os setores. Ou seja, as chances de erros são bem menores e, mesmo que existam, podem ser verificados e corrigidos com maior agilidade.

3. Dificuldade em organizar dados

Manter uma empresa organizada significa realizar um planejamento eficiente, manter o estoque controlado, conhecer a produtividade dos colaboradores, gerir os tributos devidos e saber exatamente a lucratividade e a rentabilidade do negócio.

Mas devido à falta de organização, muitos empreendedores não sabem ao certo qual a real situação da empresa e ficam de mãos atadas para realizar investimentos ou mesmo prever problemas que estejam levando a resultados insatisfatórios.

Um sistema de gestão financeira possibilita que todas as etapas produtivas sejam integradas. Assim, quando as vendas forem realizadas, efetuando um lançamento no software de gestão financeira e creditando o tipo de transação que foi realizada (seja uma venda à vista ou a prazo, no cartão, no dinheiro, no débito), por exemplo, o gestor consegue ter melhor controle da situação das finanças da empresa.

Com dados reais e atualizados instantaneamente, o gestor passa a ter o real controle do fluxo de caixa da sua empresa, assim como a possibilidade de conhecer possíveis pontos fracos que podem ser melhorados com estratégias de gestão financeira.

 

4. Complicação ao cumprir os requisitos contábeis da legislação

Após a criação de uma empresa, ela precisa escolher um regime tributário que seja compatível com suas características. Muitos micro e pequenos negócios, por exemplo, optam pelo regime do Simples Nacional.

A realidade é que cada regime tributário possui suas singularidades e exigências — e isso pode se tornar um grande empecilho quando não se tem o auxílio de um sistema financeiro. Esse software poderá organizar e compilar relatórios, oferecendo informações de auditoria fiscal precisas, por exemplo.

Assim, o empreendedor ou gestor pode estruturar melhor os dados contábeis junto com o contador, cumprindo as exigências legais e mantendo o negócio em dia com a legislação.

5. Conhecimento centralizado em um único colaborador

O responsável pelo setor financeiro tira férias e não tem quem o substitua? Onde estão os documentos de trabalho? Diferentemente do uso de sistemas isolados e processos manuais — que centralizam as informações em um único funcionário —, a implementação de um sistema de gestão financeira permite que todos os dados sejam integrados e compartilhados entre os setores.

Com uma gestão do conhecimento eficiente, todos os dados passam a estar disponíveis em um único lugar, facilitando o acesso e mantendo o histórico. Com isso, além de reter o conhecimento, o processo de treinamento de novos colaboradores fica mais simples e mais fácil.

6. Processos de pagamento desordenados

Um outro grande problema enfrentado pelas empresas é a desordem nos procedimentos de pagamento. Em muitos casos, os gestores não sabem exatamente quais clientes já pagaram e quais ainda estão inadimplentes.

Fora isso, há muita burocracia nesse processo que pode atrasar a entrada de dinheiro no caixa e, inclusive, comprometer o capital de giro do empreendimento. Com a implantação de um software de gestão financeira, os pagamentos ficam mais ágeis, principalmente porque a ferramenta atua de forma integrada e compila todas as informações necessárias, sem que os funcionários tenham que fazer isso manualmente.

Se algum desses pontos ou todos eles refletem o que acontece em sua empresa, em seu negócio, pode ser que já seja necessário ter um sistema de gestão financeira. No podcast anterior eu apresentei 3 plataformas, sendo que uma é gratuita e as outras duas são pagas. Confere o episódio #152 (8 práticas para organizar o setor financeiro de uma empresa) para mais detalhes.

Mas e aí, quais são as vantagens de um sistema de gestão financeira?

Investir em um sistema de gestão financeira traz muitos benefícios para a sua empresa. Deixa eu te contar os principais benefícios de se ter um software desse tipo em seu negócio.

Auxilia na tomada de decisões

Para tomar decisões financeiras mais acertadas, é essencial que você tenha acesso a todos os dados referentes às finanças para análise. Com o auxílio de um software especializado, essa tarefa fica muito mais fácil. O próprio programa gera relatórios financeiros, juntando e organizando tudo o que foi registrado nele para que você tome as melhores decisões.

Otimiza o planejamento financeiro

Ao adotar uma ferramenta de gestão financeira é possível fazer um planejamento com mais rapidez, pois o sistema oferece uma visão ampla de todos os dados. Dessa forma, fica fácil identificar as áreas que estão tendo lucro, os setores que precisam de uma diminuição nos custos e os departamentos que necessitam de investimentos. As chances de erro nos planejamentos estratégico e financeiro diminuem consideravelmente com o uso de uma plataforma desse tipo.

Deixa os relatórios mais acessíveis

Qualquer colaborador da empresa fica apto a acessar os dados necessários para uma boa execução das atividades. O profissional de compras, por exemplo, pode identificar como anda o desempenho do seu setor em poucos minutos. Relatórios sobre atendimentos realizados, número de fornecedores e capital disponível estarão a apenas um clique.

Essa funcionalidade dá mais autonomia e também promove a colaboração entre os setores. Os profissionais podem se sentir mais engajados e sugerir melhorias para que a empresa continue se desenvolvendo e crescendo.

Possibilita uma previsão sobre faturamento

É imprescindível fazer previsão das finanças, porém, se for realizado com auxílio de um software especializado, essa tarefa será feita com exatidão, o que garante uma postura mais assertiva, estimulando o desenvolvimento de estratégias para soluções de problemas resultantes dos números que poderão surgir no final do mês.

Garante a segurança das informações

Já que fornecem vantagem competitiva, os dados precisam estar protegidos. Ao serem guardados no software de gestão financeira, eles são gravados de forma segura — também há a possibilidade de fazer backup, ou seja, uma cópia de segurança para garantir que nada seja perdido.

Automatiza as operações financeiras

As atividades do setor financeiro poderão ser automatizadas, de modo que as operações que demoram para ser feitas de forma manual se tornem mais rápidas e práticas. Isso faz com que as equipes tenham mais tempo disponível e possam aumentar a produtividade e possam até mesmo ser enxugadas para otimizar os gastos da organização com pessoal.

Outro ponto positivo da automatização é que os colaboradores poderão ter mais tempo para pensar de forma estratégica, desenvolvendo ações que tragam melhorias para a empresa, em vez de investirem muito tempo em tarefas de cunho operacional.

Permite o acesso facilitado a relatórios

Os relatórios são a base para que sejam tomadas decisões corretas na área contábil. Afinal, com métricas reais e que refletem corretamente a saúde da empresa é possível ter uma visão mais ampla da organização.

Por exemplo, isso é muito importante em situações em que é necessário cortar gastos, pois é possível ver exatamente onde está sendo investido mais dinheiro sem se ter um retorno real. Assim, é possível diminuir investimentos sem correr riscos de fazer isso de forma que possa prejudicar a empresa.

Reduz riscos

Qualquer pequeno empresário sabe que uma empresa sempre está exposta a riscos, mas que é preciso trabalhar para diminuí-los e assim evitar problemas que poderiam afetar a saúde financeira e até mesmo a sobrevivência de um negócio.

Para reduzir riscos, duas medidas são necessárias: 1) ter uma previsão do futuro da empresa e 2) tomar decisões com base em dados. Tudo isso é possível com um sistema financeiro na empresa, sendo a redução de riscos, portanto, mais uma de suas vantagens.

Garante agilidade nos resultados

A organização pode ser vista como uma máquina: uma empresa tem o funcionamento como o de um equipamento mecânico, em que cada engrenagem desempenha uma função específica, mas que, caso deixe de funcionar, prejudica todas as operações como um todo.

Dentro desse contexto, podemos dizer que o departamento financeiro é uma peça importante nas empresas, pois se os processos burocráticos que envolvem o setor contábil forem realizados com mais agilidade, outras áreas como o marketing, os recursos humanos, a linha de produção, logística, vendas e qualquer outro setor também terão agilidade nos resultados.

E você como gestor ou empreendedor e até como funcionário: identificou alguma característica que faça com que sua empresa precise de um software de gestão financeira? Será que os processos são demorados e complexos demais? Ou será que existe dificuldade de acessar dados completos? Ou então a dificuldade está em organizar dados? Ou será que então existe complicação ao cumprir os requisitos contábeis? Ou então (o que é muito comum em empresas familiares) o conhecimento está centralizado em um único colaborador (ou até mesmo sócio)? Ou então os processos de pagamento são desordenados? Só você pode responder essas perguntas e entender a necessidade de um software de gestão financeira.

Lembre-se: em um mundo informatizado e cada vez mais digital, erros custam ainda mais caro e isso pode comprometer a sobrevivência do seu negócio.

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Pense sobre o que tratamos aqui e coloque em ação o que você aprendeu. Lembre-se de cuidar bem de você, de sua família e de suas finanças! Que Deus te abençoe!

Aqui é Phillip Souza, o Investidor Inteligente!

Investidor Inteligente do Dicas Curtas

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